Bewaartermijnen werknemer documenten

Hoe werkt de automatische vernietiging van documenten in Qwoater?

Persoonsgegevens mogen niet langer dan noodzakelijk bewaard worden. Wet- en
regelgeving, onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn hier
zeer strikt in. In personeelsdossiers zitten veel documenten met persoonsgegevens. Het is
belangrijk dat die tijdig vernietigd worden. Op basis van het moment van uitdiensttreding
van een werknemer voert Qwoater automatisch de vernietiging van documenten uit. De
eerste vernietiging van documenten vindt 2 jaar na uitdiensttreding plaats; de laatste
vernietiging na 7 of 10 jaar. Tot aan het moment van vernietiging blijven alle documenten
veilig in de digitale kluis van Qwoater bewaard.

2 Jaar

• ARBO regeling werknemer
• Beoordeling
• Competentiemanagement
• Correspondentie werknemer
• Geboorte- en ouderschapsverlof 
• Gedeeld met werknemer *
• Loopbaanontwikkeling
• Opleiding / diploma
• Overige werknemer *
• Prestatie, punten, productiviteit
• Provider notities werknemer
• Re-integratie
• Sollicitatie
• Urenlijst
• Vaccinatie
• Verklaring omtrent gedrag
• Verzekeringspolis werknemer
• Voorbeeld documentgeneratie *
• Werkgeversverklaring
• Werknemersmelding
• WN-document alleen gedeeld met
  afdelingsmanager *
• WN-document (vertrouwelijk provider/
  werkgever) *
• WN-document vertrouwelijk werkgever *
• WN-document (vertrouwelijk provider/wg/manager) *
• Ziekte / verlof

5 Jaar

• Identiteit
• Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen
• Eigen risicodragerschap (Ziektewet)

7 Jaar

• Arbeidsovereenkomst
• Arbeidsvoorwaarden werknemer
• Belasting / heffing werknemer
• Beloningsregeling
• Beroepsregistratie
• Controlerapport indiensttreding WN *
• Declaratie
• Doelgroepverklaring
• Functiebeschrijving
• Geheimhoudingsverklaring werknemer
• Historische jaaropgaaf / loonstrook
• Kopie bankpas
• Loonbeslag
• Mutatie werknemer (te verwerken)
• Mutatie werknemer (verwerkt) *
• Nog te classificeren WN-document *
• Pensioen werknemer
• TVT regeling
• Verstrekking
• Vervoer / mobiliteit werknemer
• Werknemersovereenkomst
• WKR werknemer

10 Jaar

• Eigen risicodragerschap (WGA)

Overige vernietigingstermijnen 

• Qwoater Bestanden (2 Dagen)
• Qwoater Bestanden Provider (2 Dagen)

*Dit betreft vaste rechten in Loket die niet aangepast mogen worden.