Ondertekenen van documenten

Vanuit het detailscherm van een document kan, via de opties button documentopties.png, voor Word en PDF bestanden een ondertekenverzoek gestart worden.

ondertekenen.png

 

Ondertekenverzoek starten

Via de 'start ondertekenverzoek' optie kan een ondertekenverzoek voor het geselecteerde document gestart worden. 
Of de optie 'start ondertekenverzoek' zichtbaar is hangt af van de volgende criteria:

  • De gebruiker beschikt over de functionele permissie documenten ondertekenen.
  • Het document kent de extensie .pdf, .docx of .doc.
  • Er is nog geen ondertekenverzoek actief voor het document  
  • Het document nog niet volledig ondertekend is.

Bij het ondertekenen kunnen de gegevens tot 6 ondertekenaars worden opgegeven.

Let op dat het mobiel nummer met de internationale notatie wordt ingegeven. 

Via de schakelaar bovenin het scherm kan de optie om een volgorde aan ondertekenaars meet te geven worden in of uit geschakeld. Bij een opgegeven volgorde dienen de ondertekenaars van het 1e volgnummer ondertekend te hebben, pas daarna wordt het ondertekenverzoek naar de ondertekenaars met het 2e volgnummer verzonden.   

ondertekenaars.png

De ondertekenaars ontvangen een mail op het opgegeven e-mail adres dat er een document te ondertekenen is. De mail wordt verzonden namens no-reply@signrequest.com.

mceclip1.png

Document ondertekenen

In de mail wordt in nederlands en engels een toelichting gegeven. Onderaan de mail staat een button om het document te raadplegen.

mceclip2.png

Er wordt dan een verificatiecode gestuurd naar het opgegeven mobiele nummer. Na ingave van de verificatiecode wordt het document geopend en kan deze ondertekend worden.
Het ondertekenen gaat middels de 'goedkeuren' knop. er wordt dan rechtsboven een 'stempel' op het document geplaatst waarin de gegevens van de ondertekenaar vermeld staan.

mceclip3.png

mceclip4.png

Document afkeuren

De ondertekenaar kan het document ook afkeuren. Via opties kan voor 'afkeuren' worden gekozen waarna een toelichting gegeven kan worden. Een afgekeurd document kan eventueel later opnieuw ter ondertekening worden aangeboden.

mceclip5.png

Bewijsdocument

Bij ondertekende of afkeurde documenten kan een bewijsdocument opgevraagd worden. 

In het bewijsdocument staat vermeld wie wanneer heeft ondertekend. In het geval van een afgekeurd ondertekenverzoek wordt de hierin de opmerking vermeld welke de ondertekenaar heeft opgegeven bij het afkeuren van het document.

mceclip6.png

Annuleren van een gestart ondertekenverzoek

Een gestart ondertekenverzoek blijft 30 dagen geldig. Daarna wordt het automatisch geannuleerd. De initiator van het ondertekenverzoek kan het document voor het verstrijken van de 30 dagen annuleren.

Het annuleren van een ondertekenverzoek kan alleen wanneer het document nog niet ondertekend of afgekeurd is. Een document welke geannuleerd is kan eventueel opnieuw ter ondertekening worden aangeboden. 

Overzicht/status documenten in het onderteken proces

Zie voor het overzicht van documenten in het ondertekenproces: Overzicht documenten in het ondertekenproces

Rechtsgeldigheid electronische handtekening

Een elektronische handtekening of digitale handtekening is een elektronische variant van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document.


De digitale handtekening maakt gebruik van technieken om unieke gegevens aan een document te koppelen. Deze gegevens worden afgeleid uit het document zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de handtekening niet te gebruiken bij een vervalst document, zodat deze elektronische handtekening als betrouwbaar wordt gezien en rechtsgeldig is.


Zie voor meer informatie over de rechtsgeldigheid van een digitale handtekening de website van onze partner SignRequest. 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.