Klantdossier vullen

Een nieuwe klant heeft reeds documenten in hun oude applicatie zitten. Kunnen deze geconverteerd of gemakkelijk geïmporteerd worden naar/in Qwoater?

Converteren

Het antwoord op de vraag of documenten geconverteerd kunnen worden hangt af van hoe de documenten in de huidige applicatie zijn opgeslagen en hoe deze hieruit gehaald kunnen worden.

Dit is afhankelijk van functionaliteit die de gehanteerde applicatie kent. We willen namelijk dat de documenten van een relatie of werknemer ook weer onder deze entiteit in Qwoater beschikbaar komt en niet dat documenten ineens zichtbaar zijn onder andere relaties. En we willen dat de documenten juist gecategoriseerd blijven waardoor ze alleen inzichtelijk zijn voor gebruikers die hier inzicht in mogen hebben.

Verder is van belang dat Qwoater over de documenten kan beschikken die geconverteerd/geïmporteerd moeten worden.

Aan conversiewerkzaamheden zijn kosten verbonden, deze worden bepaald bij inventarisatie van de te converteren documenten. 

De documenten staan al bij Qwoater maar onder de omgeving van de oud verwerker

Qwoater kan de documenten verplaatsen van de omgeving van de oud verwerker naar de nieuwe omgeving. De documenten houden dan de oorspronkelijke creatiedatum en metadata (omschrijving, kenmerk, type, jaar, etc.). Ze worden alleen gekoppeld aan de relatie en eventuele werknemers zoals deze bekend zijn in de nieuwe omgeving. Documenten welke niet verplaatst kunnen worden (bijvoorbeeld van uit dienst werknemers welke niet zijn aangemaakt in de nieuwe omgeving) blijven achter bij de oud verwerker.

Om documenten te verplaatsten van de omgeving van de oud verwerker naar de nieuwe omgeving is naast toestemming van de klant ook toestemming van de oud verwerker nodig.

De documenten staan in een andere applicatie 

Bijvoorbeeld applicaties als Afas, Exact, Hyarchis, Loket.nl en NMBRS kennen meestal een gestructureerde opslag methode waarbij documenten al gekoppeld zijn aan entiteiten (relaties, werknemers) en documentcategorieën. Vaak kennen dit soort applicaties een mogelijkheid om documenten inclusief hun metadata (omschrijving, kenmerk, type, jaar, etc.) te exporteren. Op basis van deze export kan dan bepaald worden of Qwoater de bestanden geautomatiseerd kan inlezen. Van belang is dat per bestand bepaald kan worden bij welke entiteit deze hoort en wat de documentcategorie (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomst, identiteitsbewijs, jaarrekening) van het bestand is. Hier is soms een stukje handwerk vereist om de entiteiten en gehanteerde categorieën uit de oude applicatie te matchen aan de entiteiten en categorieën die Qwoater kent en hanteert. Op basis van de geëxporteerde metadata en eventuele handmatige matching kan een lijst samengesteld (zie bijlage voor een voorbeeld) worden op basis waarvan Qwoater de documenten kan importeren.

De documenten staan in Sharepoint, dropbox, google docs, server/netwerklocatie

Voor documenten die opgeslagen staan in bijvoorbeeld Sharepoint of op een eigen server/netwerk is het vaak lastig om deze automatisch te converteren. Door de "vrije" structuur qua opbouw hoeft er geen uniformiteit te zijn in het opslaan van de documenten, entiteiten en metadata. Dit maakt het lastig om een lijst samen te stellen op basis waarvan geconverteerd/geïmporteerd kan worden. Doordat vaak per bestand bepaald moet worden wat voor soort bestand het is verlies je de snelheid die geautomatiseerd importeren zou opleveren. De bestanden vanaf dit soort applicaties en netwerklocaties kunnen daarom beter handmatig in Qwoater dossiers opgeslagen worden via QwoaterDirect. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de functionaliteit om in bulk documenten te uploaden. Zodat relatief snel de dossiers gevuld kunnen worden.

Handmatig importeren van documenten

Bij het handmatig importeren van documenten kunnen documenten in bulk geüpload worden. Bestanden kunnen in het upload scherm gekoppeld worden aan de juiste entiteit en voorzien worden van de juiste metadata data. Lees hier hoe documenten in bulk geüpload kunnen worden.