Instellen Afas koppeling

Stap 1: Nieuwe App connector toevoegen
(voor updaten van een bestande connector klik hier) 

1. Log in op AFAS Profit.
2. Navigeer naar Algemeen / Beheer / App connector.
3. Klik op 'Nieuw'.
4. Voeg een nieuwe App connector toe met deze instellingen:
   1. Omschrijving: Qwoater b.v.
   2. Automatisch token genereren: Ja
   3. Maak een nieuwe gebruikersgroep aan: Ja
   4. Maak een nieuwe gebruiker aan: Ja
5. Klik op 'Volgende'.

Stap 2: GetConnectoren toevoegen

Voor deze stap heb je de "Qwoater Document Download" en "Profit_OrgPer_Qwoater_CRM"  GetConnectors nodig, deze kun je onderaan deze pagina downloaden. Maar eerst moeten een aantal AFAS standaard GetConnectors toegevoegd worden.

1. Klik op nieuw om de AFAS standaard GetConnectors toe te voegen.
2. Vink de volgende GetConnectors aan om toe te voegen:
   • Profit_Subject_Attachments (1)
   • Profit_Subject_Reaction_Attachments (2)
   • Profit_SubjectTypes (3)
3. Klik op ‘Voltooien’ om de GetConnectors toe te voegen.
4. Om de Qwoater specifieke GetConnectors, die je gedownload hebt, toe te voegen Klik op 'Acties' en vervolgens op 'Importeren'. Doe dit voor beide connector bestanden.
5. Klik in de pop-up op '1. Bestand', en selecteer de zojuist gedownloade GetConnectors.
6. Klik op 'Voltooien'. 
7. Indien bovenstaande stappen zijn voltooid, zie je onderstaand scherm. 
8. Klik op 'Volgende (5)'. 

 

Stap 3: Token genereren en kopiëren

1. Omdat er geen UpdateConnector toegevoegd hoeft te worden, klik op 'Volgende'.
2. Klik vervolgens op 'Voltooien'. Er opent nu een pop-up waarin de gegenereerde token staat.
3. Klik op 'Kopiëren' om de token te kopiëren. Je kan het beste de token tijdelijk opslaan in een tekst bestand. Deze token heb je namelijk later nodig om de connectie in te stellen in QwoaterDIRECT en de token wordt maar één keer getoond. Ben je de token verloren, ga dan naar de helppagina van AFAS om te lezen hoe je een nieuwe token genereert.
   ⚠️Kopieer via de knop 'Kopiëren' de volledige token, dus van <token> t/m </token>⚠️
4. Klik op 'Sluiten' om naar het scherm te gaan van de nieuwe AppConnector

Stap 4: Connector toevoegen

Om uiteindelijk documenten op te kunnen halen uit AFAS dient nog één Connector toegevoegd te worden.

1. In de App Connector die je zojuist hebt aangemaakt ga je naar de tab Connectoren.
2. Klik in de tab op 'Nieuw'. Er verschijnt nu een pop-up scherm.
3. Selecteer de AppConnectorSubject en klik op 'Voltooien'.

Stap 5: Autorisatie 

Om uiteindelijk de bijlages vanuit AFAS op te halen, heeft de aangewezen gebruiker in AFAS aanvullende autorisaties nodig. Zonder deze autorisaties worden de documenten niet overgezet naar Qwoater. Hieronder is te lezen hoe deze autorisaties ingesteld kunnen worden.

Omdat de benodigde autorisaties afhankelijk zal zijn van de uiteindelijke mapping die gemaakt wordt en de ingestelde autorisaties kunnen verschillen per klantomgeving, kunnen wij geen eenduidig overzicht geven van de autorisaties.

Ga naar de navigatietool en open de gebruiker waarvoor de token is gegenereerd (deze gebruiker is aangemaakt tijdens het instellen van de AppConnector of kan een al bestaande gebruiker zijn). De benodigde autorisatie zal afhankelijk zijn van de uiteindelijke mapping die gemaakt wordt in Qwoater. Via deze link is te zien welke autorisatie nodig is voor de te mappen AFAS dossieritems.

Stap 6: Koppeling instellen in QwoaterDIRECT

Om de koppeling te activeren, moet deze ingesteld worden in QwoaterDIRECT. In QwoaterDIRECT moet ook de mapping gemaakt worden van AFAS Dossieritemtypes naar Qwoater documenttypes. De koppeling is zo ingesteld dat alleen documenten van gemapte dossieritemtypes opgehaald worden. Ook moet de workflow van het specifieke dossier afgerond zijn voordat deze opgeslagen wordt in Qwoater.

1. Log in QwoaterDIRECT in met een gebruiker die het recht heeft om een koppeling in te kunnen stellen.
2. Ga naar het 'Beheercentrum' en open de tab 'Kantoorgegevens' (1).
3. Navigeer in Kantoorgegevens naar 'Koppelingen' en selecteer de tab AFAS (2).
4. Activeer de toggle voor de AFAS integratie (3).
5. Vul nu de Omgevingssleutel in van de AFAS omgeving waarmee gekoppeld moet worden. Dit is meestal de klantnaam. Let op dat je niet de hele AFAS URL invult maar alleen de klant specifieke omgevingssleutel.
6. Kopieer de token die je in stap 3 hebt gegenereerd.
7. Klik op 'Bijwerken' (5). Als de koppeling succesvol is opgezet dan zie je nu alle beschikbare Dossieritemtypes uit AFAS.

Stap 6: Mapping instellen

Het is nu mogelijk om een mapping te maken waarmee aangegeven wordt hoe een AFAS dossieritem opgeslagen moet worden in Qwoater. AFAS dossieritemtypes die geen mapping krijgen, worden ook niet opgehaald en opgeslagen in Qwoater. Hiermee kan je dus zelf bepalen welke types wel en niet in Qwoater opgeslagen gaan worden.

1. Naast het dossieritem waar je een mapping voor wilt maken, selecteer je het juiste documenttype uit de dropdown.
2. Klik op 'Bijwerken(1)' om de wijziging op te slaan.

In dit geval is er een mapping gemaakt van “Binnengekomen post” naar “Ontvangen en nog te verwerken(2)”. Dat wil zeggen dat elk afgeronde dossier van het type “Binnengekomen post” vanuit AFAS opgeslagen wordt in Qwoater als een document “Ontvangen en nog te verwerken”. Dit document wordt opgeslagen in het Qwoater dossier van het betreffende bedrijf.

Updaten van een bestaande GetConnector

Maak je al gebruik van onze connector dan kan je deze in Afas bijwerken zodat je niet alle stappen opnieuw hoeft te doorlopen. Het updaten van een connector gaat via de volgende stappen:

1. Download de GetConnectoren die bij dit artikel staan en sla deze op

2. Ga in Afas naar Zoeken en zoek op GetConnector

3. Selecteer de GetConnector en selecteer onder 'Meer acties' voor 'Importeren'

4. Selecteer bestand

5. Selecteer de GetConnectoren (deze heb je bij stap 1 gedownload en opgeslagen)

6. Klik op 'Voltooien'

7. Bevestig het bijwerken

8. Controleer de status

Bij 'goed' zijn de connectoren succesvol bijgewerkt