Hoe kan ik een (voorschot)factuur van Qwoater goed interpreteren

Dit artikel is bedoeld om meer inzicht te geven in hoe de facturatie van Qwoater in zijn werk gaat. 

Indien je klant bent geworden in 2023 of later, dan betaal je een vast bedrag per dossier, per jaar. Dit is ongeacht het aantal documenten en het aantal interne- of externe gebruikers. De eindafrekening is gebaseerd op het aantal actieve werknemer- en werkgever salarisdossiers. Kom je op basis van de dossiers op de peildatum, die altijd 31 december is, niet aan het minimumtarief van €636,- dan wordt de eindfactuur aangevuld tot dit bedrag. Een werknemer die in het lopende jaar in dienst is geweest, noemt Qwoater een actieve werknemer. Onafhankelijk of die dat jaar uit dienst is gegaan. 

Ben je vóór 2023 klant geworden en maak je gebruik van prijsmodel 2, dan vindt de facturatie plaats zoals hierboven beschreven. Maak je gebruik van prijsmodel 1, dan vindt de facturatie plaats over alle werkgever en alle werknemer salarisdossiers op de peildatum, zolang de dossiers in Qwoater opgeslagen zijn, op basis van het aantal dossiers op de peildatum. De peildatum is jaarlijks op 1 oktober of 31 december, afhankelijk van de afspraak. Werknemer salarisdossiers blijven conform de vernietigingstermijnen opgeslagen. Het precieze prijsmodel dat voor jou relevant is, kun je terugvinden op de factuur die ontvangt van Qwoater, onder de aangegeven "staffel".

Het factureren van een voorschot

Voor alle modellen geldt dat de facturatie plaatsvindt per kwartaal, op basis van een voorschot. Aan het begin van ieder kwartaal vindt er een inschatting plaats: deze inschatting is gebaseerd is op het totaal verwachte aantal dossiers per peildatum en gebeurt op basis van het gebruik van Qwoater in de voorgaande periode. Ieder kwartaal vindt hier een correctie op plaats: er wordt dan opnieuw een inschatting gemaakt op basis van het échte gebruik in de voorgaande periode.

Op de eindafrekening wordt alles verrekend. Indien het totaal aantal dossiers onder het minimum aantal blijft, wordt er doorberekend tot het minimumtarief. 

Controle van de aantallen 

Het aantal dossiers waarop gefactureerd wordt, kun je zelf controleren via Loket.nl. Navigeer hiervoor naar Loket.nl Classic.

Selecteer 'Overzichten provider', 'Werkgever' en vervolgens 'Dossiervorming Qwoater per werkgever'. 

Hier kun je een uitdraai genereren van alle werkgever dossiers. Het is afhankelijk van het prijsmodel dat wordt afgenomen hoe je de uitdraai moet generen. Dat wordt hieronder verder toegelicht. 

Prijsmodel 1: zie het totaal op de peildatum

Bij het genereren van een uitdraai staat de peildatum standaard op de dag vandaag. Verander deze naar de peildatum die is overeengekomen. Dit is doorgaans 31 oktober of 31 december van het betreffende boekjaar. Je kunt dit terugvinden op de factuur die je van Qwoater ontvangt, onder de aangegeven "staffel". 

Wanneer de juiste peildatum is ingevuld, kun je een uitdraai maken van alle werkgever dossiers. Dit kan naar eigen voorkeur in PDF of CSV.

Op de uitdraai komt de kolom met 'Werkgeversdossier' en 'Aantalwerknemersdossier' overeen met de aantallen op de factuur.* 

*Houd rekening met het beschreven kader onder dit hoofdstuk. 

Prijsmodel 2: overzicht Loket 

Voor prijsmodel 2 dien je een tweede uitdraai te generen. Volg eerst de stappen van prijsmodel 1. 

Maak daarna een tweede uitdraai met als peildatum 31 december 2022 (het jaar vóór het jaar dat je bij de actieve dossiers hebt gemeten). Dit is omdat een werknemer als inactief wordt gerekend als deze een volledig kalenderjaar uit dienst is geweest: Meld je iemand uit dienst op 3 januari 2023, dan wordt deze pas inactief gezien in 2024. Deze telt het hele jaar nog mee, omdat hij drie dagen in het jaar wel actief is geweest. Je kunt iemand met terugwerkende kracht uit dienst melden, Qwoater rekent met de ingegeven uit dienst datum.

Nu je beide uitdraaien hebt gegenereerd, trek je het inactieve aantal (dit is de som van kolom G(1), uitdraai 2022) af van het totaal aantal (de som van kolom F(2), uitdraai 2023). De uitkomst hiervan is het totaal aantal actieve werknemersdossiers dat is gefactureerd.  

*Omdat Qwoater iedere dag automatisch dossiers vernietigd, kan het voorkomen dat er een klein verschil ontstaat in het aantal actieve dossiers die Loket.nl rapporteert, en het aantal waar de factuur op gebaseerd is. In de loop van de tijd kan het aantal inactieve dossiers afnemen en zal het verschil steeds wijzigen.

Indien je ook dossiers rechtstreeks aanmaakt vanuit QwoaterDirect of andere gekoppelde systemen, dan zullen die dossiers niet zichtbaar zijn in de aantallen vanuit Loket. Dit kan een reden zijn dat de facturatie van Qwoater verder afwijkt van de aantallen uit loket. 

Digitaal tekenen

Digitaal tekenen wordt per kwartaal terugwerkend gefactureerd. In Q2 vindt de afrekening plaats van Q1, in Q3 de afrekening van Q2, enzovoort. Indien Qwoater wordt afgenomen inclusief digitaal ondertekenen, dan zal hiervoor geen aparte afrekening plaatsvinden. 

Het aantal ondertekenverzoeken kun je zelf controleren in Loket.nl Classic.**

**Houd rekening met het beschreven kader onderaan deze pagina 

Navigeer naar 'Overzicht Provider', 'Werkgever' en kies voor 'Ondertekenverzoeken per werkgever'. 

Vervolgens kun je een periode opgeven waarover je de verzoeken wilt controleren, en hiervan een uitdraai maken. Dit kan naar voorkeur als PDF of CSV bestand. 

**Digitale ondertekeningen die zijn gestart voor werkgevers of werknemers die Loket niet kent, zullen niet tussen deze aantallen staan.