Door middel van de koppeling met Documentenbox kunnen provider- en werkgevergebruikers eenvoudig het HR-dossier overdragen aan een medewerker, bijvoorbeeld wanneer hij of zij de onderneming verlaat. Geen gedoe meer met email en wel zo veilig!
Het proces bestaat uit twee stappen:
- Maak Documentenbox omgeving aan voor de werknemer
- Verstuur documenten naar Documentenbox account van werknemer.
Maak een Documentenbox aan voor de werknemer
VOORWAARDE: Om een Documentenbox te kunnen aanmaken dient de QwoaterDIRECT gebruiker via een gebruikersrol in het bezit te zijn van de permissie "Werknemer aanmaken".
Ga naar het beheer relatiescherm en navigeer naar 'Werknemers'.
Selecteer onder de juiste relatie de werknemer waarvoor je een Documentenbox wilt aanmaken en selecteer daar het vinkje bij "Documentenbox".
Vul vervolgens de gegevens in van de medewerker en geef bij het emailadres, een privé adres van de medewerker waar hij of zij ook na het vertrek toegang tot houdt. Klik op Akkoord.
De medewerker ontvangt op het ingevoerde emailadres een email om een eigen wachtwoord in te stellen voor zijn of haar Documentenbox account. Dit account is meteen gekoppeld in Qwoater.
Verstuur documenten naar de documentenbox omgeving van de werknemer.
VOORWAARDE: Om een Document te kunnen versturen naar Documentenbox dient de QwoaterDIRECT gebruiker via een gebruikersrol de permissie "Upload document naar Documentenbox werknemer" te bezitten.
Nadat de Documentenbox voor de werknemer in voorgaande stap aangemaakt is kun je meteen alle documenten versturen naar de (vertrekkende) werknemer:
Selecteer HR documenten die je wilt overdragen aan de werknemer en klik op de knop "Selectie bewerken". klik hier weer op "Verstuur naar Documentenbox"
Indien zowel bij de werkgever als bij de werknemer een Documentenbox ingesteld is in Qwoater, krijg je eerst de vraag naar welke Documentenbox de documenten verstuurd moeten worden. Selecteer de documentenbox van de werknemer:
De werknemer ontavngt een bericht dat de documenten zijn afgeleverd in zijn of haar Documentenbox. De Documenten landen automatisch in de map: Postvak IN/Qwoater for Accountants/inbox.
De medewerker houdt 1 jaar toegang tot haar Documentenbox zonder meerkosten en kan deze toegang verlengen door een upgrade van het abonnement.
Opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.