1. Starten van en ondertekenverzoek
Selecteer het gewenste document. Indien het een te ondertekenen document betreft is de knop 'Ondertekenverzoek' beschikbaar om een ondertekenverzoek te starten.
Geeft de gegevens van de ondertekenaars op en stel eventueel een ondertekenvolgorde in. Indien er een volgorde wordt ingesteld ontvangt een ondertekenaar pas het verzoek nadat de voorliggende ondertekenaar het document heeft ondertekend. Wordt er geen volgorde ingesteld dan ontvangen alle ondertekenaars tegelijk het verzoek.
2. Status van ondertekenen
Zolang de ondertekening van een document niet volledig is afgerond wordt per ondertekenaar de status weergegeven.
3. Verzoek tot ondertekenen
Iedere ondertekenaar ontvangt een mail met het ondertekenverzoek. De mail wordt verzonden namens onze signingpartner HIX.
Mail ondertekenverzoek via HIX:
4. 2 factor sms authenticatie
Er wordt na aanklikken van de ondertekenbutton in de mail per sms een verificatiecode verzonden naar het bij de ondertekenaar opgegeven mobiele nummer.
sms verificatie via HIX:
5. Raadplegen, Ondertekenen of afwijzen van het document
Er wordt een voorbeeld van het document getoond. Hier heeft de ondertekenaar de mogelijkheid om het document te ondertekenen of af te keuren. De handtekening wordt rechtsboven in het document geplaatst.
Voorbeeld ondertekenen of afkeuren via HIX:
6. Document door alle ondertekenaars ondertekend
Zodra het document door alle ondertekenaars is ondertekend kan het bewijsdocument opgevraagd worden.
voorbeeld bewijsdocument HIX
7. Ondertekenaars informeren dat het document ondertekend is
Indien alle ondertekenaars het document ondertekend hebben wordt er een mail naar hen gestuurd dat het document is afgerond en in het dossier is opgeslagen.
voorbeeld mail afgerond ondertekenproces HIX:
8. Annuleren van een gestart ondertekenverzoek
De initiator van het ondertekenverzoek kan deze annuleren zolang het document nog niet volledig ondertekend is of is afgewezen door een ondertekenaar. Het annuleren van het ondertekenverzoek kan gedaan worden vanuit het document detail scherm.
9. Herinneringsmail indien document wacht op ondertekeningen
Indien een ondertekenaar wacht met het ondertekenen of afkeuren van het document ontvangt deze na 3, 8, 13, 18 en 23 dagen per mail een herinnering.
Voorbeeld herinneringsmail via HIX:
Opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.